Jak przeprowadzić pierwsze zebranie z rodzicami?

Chyba nigdy nie zapomnę swojego pierwszego zebrania z rodzicami. Byłam wtedy nowym nauczycielem w szkole i dosyć „świeżym” nauczycielem w ogóle. Mimo sumiennych przygotowań, w głowie kłębiło mi się mnóstwo myśli i wątpliwości. Zastanawiałam się, czy przekażę wszystkie istotne informacje, czy niechcący nie wprowadzę rodziców w błąd… Było tego znacznie więcej, choć – jak się później okazało – zdaniem przybyłych, zebranie poszło bardzo dobrze. Jakie kroki podjęłam, aby tak się stało?

Zachęcam Cię do zapoznania się z listą 14 podpowiedzi, z których warto skorzystać podczas pierwszego zebrania z rodzicami.

1. Przygotuj listę

Przewrotnie nie zaczęłam od standardowego „Przedstaw się i powiedz parę słów o sobie.” Dlaczego? Uważam, że dobrze sporządzona lista, to podstawa każdego sprawnie zorganizowanego i przeprowadzonego zebrania. Nie polecam pójścia „na żywioł”. Stres, dużo informacji do przekazania, obserwujące nas twarze… natłok tych bodźców może sprawić, że o połowie rzeczy zapomnisz.

Nie ma zebrania, na którym pojawiłabym się bez listy. Mało tego, po omówieniu danego punktu, dyskretnie go odhaczam. W ten sposób mam pewność, że o niczym nie zapomnę. Aha, listę zacznij tworzyć najlepiej już przed rozpoczęciem roku szkolnego. Gwarantuję, że w ciągu pierwszego tygodnia będziesz musiał/-a wiele na nią wpisać.

2. Zadbaj o komfort

To, czy rodzice chętnie będą uczestniczyć w zebraniach, czy też nie, zależy od wielu czynników, a jednym z najważniejszych jest to, czy czują się na nich komfortowo. Sprawa jest prosta: jeśli pierwsze zebranie przebiegło w przyjaznej atmosferze, masz duże szanse na to, że kolejne również będą tak wyglądać (chociaż gwarancji dać nie mogę 🙂 ).

Podczas pierwszego zebrania ustawiam stoły w podkowę lub literę L, tak, aby wszyscy dobrze się widzieli. Oto spotyka się około 25 dorosłych, obcych sobie osób, które będą ze sobą współpracować przez najbliższe 8 lat. Warto jest poznać się jak najszybciej i oglądać swoje twarze, a nie plecy.

Nie jestem zwolenniczką tak zwanych zabaw integracyjnych. Bardzo nie lubię takich metod stosowanych na przykład podczas szkoleń, w których uczestniczę, dlatego nie proponuję rodzicom nic podobnego. Jeśli jednak lubisz ten sposób integrowania grupy, masz ochotę rozruszać i zgrać trochę nowo poznające się osoby, to możesz spróbować. Pamiętaj jednak, aby uważnie obserwować ich reakcje i upewnić się, że nie robią nic na siłę. W innym wypadku, na kolejnym zebraniu możesz mieć zdecydowanie niższą frekwencję.

Dodatkowy element, który pojawia się na moich zebraniach, to woda i coś do pochrupania. Rodzice często pędzą na zebranie prosto z pracy i mogą być zwyczajnie głodni lub spragnieni. Drobna rzecz, która po pierwsze sprawia, że robi się przyjemniej, a po drugie – głodny słuchacz, to niecierpliwy słuchacz, a przecież ma być zupełnie odwrotnie.

3. Szanuj czas swoich gości

O czym myślą rodzice wybierając się na zebranie? O tym, aby trwało jak najkrócej. Tak jak pisałam wyżej – często są tuż po pracy, zmęczeni, głodni, być może sfrustrowani po niezbyt udanym dniu i chcą jak najszybciej znaleźć się w domu. Od razu zaznaczam – w żaden sposób nie możesz pozwolić na nieuprzejme traktowanie Cię i tłumaczenie niekulturalnych zachowań powyższymi czynnikami. Mam na myśli jedynie ludzkie podejście do tematu. Dlatego: zacznij zebranie punktualnie, nie patrz jednak wilkiem na osoby, które wejdą po czasie, jeśli coś można przekazać w formie pisemnej – rozdaj to zamiast czytać (np. informacje o wyprawce, plan lekcji), mów konkretnie, bez wielu dygresji i anegdot, miej plan, według którego poprowadzisz zabranie (patrz punkt pierwszy), oficjalnie podziękuj za zebranie, kiedy dobiegnie ono końca.

4. Bardzo ważne jest pierwsze wrażenie

Autoprezentacja jest bardzo ważna. Ważniejsza od wody i ciasteczek. Dobrze wiemy, jak istotne jest pierwsze wrażenie i jak trudno jest potem je zweryfikować. To, co mamy do przekazania, to jedno. To, co mówi nasza mowa ciała, to drugie. Nie muszę chyba wspominać o ubiorze. To oczywiste, że ma być naszą wizytówką, wystarczy więc chyba informacja, że powinien być dosyć formalny, schludny i reprezentacyjny. Tak samo makijaż.

Zadbaj również o mowę ciała, gestykulację czy mimikę. Postaraj się nawiązać kontakt wzrokowy z każdym z uczestników spotkania, ale nie wpatruj się zbyt długo w jedną twarz, to może być krępujące. Pamiętaj o uśmiechu, nikt nie ma ochoty oglądać zmęczonej, sfrustrowanej twarzy nauczyciela, który sprawia wrażenie, jakby prowadził zebranie za karę.

Jeśli nie występowałaś/-eś do tej pory przed większym gronem odbiorców, warto potrenować na sucho przed lustrem. Przesada? Być może dla niektórych tak. Jeśli jednak ma to podnieść Twoją pewność siebie podczas zebrania i pozwoli skupić się na merytorycznym aspekcie wypowiedzi zamiast na myśleniu o tym, jak bardzo wymachujesz rękoma, to powiem Ci, że warto.

5. Przywitaj się, przedstaw i powiedz parę słów o sobie

To chyba oczywiste, choć i o tym można zapomnieć (dlatego tak ważna jest lista). Początek spotkania ma na celu lepsze poznanie Ciebie przez rodziców, możesz więc wspomnieć o swoim wykształceniu, doświadczeniu czy dorobku zawodowym. Zrób to jednak sprawnie, skup się na konkretach.

Powiedz, dlaczego cieszysz się z objęcia wychowawstwa (bo cieszysz się, prawda? 🙂 ), zasygnalizuj chęć dobrej i owocnej współpracy. Traktuj rodziców jak swoich partnerów w działaniu. Pamiętaj, to są dorośli ludzie, nie możesz komunikować się z nimi tak, jak rozmawiasz ze swoimi uczniami. Z drugiej strony, jako wychowawca jesteś głównodowodzącym w procesie edukacji ich dzieci, dlatego pokaż, że jesteś osobą kompetentną, konkretną i wiarygodną. Rodzice poczują się pewniej widząc, że ich dzieci będą pod opieką osoby zdecydowanej i godnej zaufania.

Jesteś młoda/-y i martwisz się, czy zostaniesz potraktowana/-y poważnie? Znam to z doświadczenia. W trzecim roku współpracy rodzice przyznali mi się, że na początku byli przerażeni tym, że ich dzieci mają tak młodą wychowawczynię. Obawiali się, czy dam sobie radę, czy nauczę wszystkiego, co jest niezbędne (nie ma co ukrywać, między mną, a niektórymi wychowawczyniami klas równoległych jest około 25 lat różnicy). Dodali jednak, że po pierwszym zebraniu, na którym byłam zdecydowana, ale i otwarta na współpracę, dałam się poznać jako osoba kompetentna i zaangażowana w swoją pracę, wiedzieli, że będzie dobrze. A kiedy dzieci po powrocie do domu opowiadały, jak było super z nową panią, upewnili się w tej kwestii i tak już zostało 🙂

6. Poproś o notowanie najważniejszych informacji

Rodzice często myślą, że wiele rzeczy uda się im zapamiętać, jednak podczas zebrań, zwłaszcza pierwszych, informacji jest naprawdę wiele i sporo z nich może wypaść z głowy, a co za tym idzie – licząc od dnia następnego, możesz zostać zbombardowana/-y sms-ami, e-mail-ami, wiadomościami w dzienniku elektronicznym, czy też łapana/-y na szkolnym korytarzu z prośbą o powtórzenie pewnych informacji (a dobrze wiemy, że nie jest to odpowiedni czas ani miejsce na takie rozmowy). W trosce o swój czas warto więc zadbać o ten punkt.

7. Zapoznaj rodziców z dokumentacją szkoły

Zmora pierwszych zebrań. Czytanie statutu, WSO i wielu innych dokumentów, których rodzice najczęściej nie chcą słuchać, a my nie do końca marzymy o ich czytaniu. Czy trzeba to zrobić? TAK! Rodzic musi być świadomy, jakie prawa i obowiązki ma jego dziecko, w jaki sposób i za co będzie oceniane, jakie są procedury postępowania w różnych przypadkach w Twojej szkole. Nie pomijaj więc tego punktu, nie odsyłaj do plików na stronie internetowej. 99% rodziców zapewne nigdy ich nie otworzy. Po przeczytaniu stosownych dokumentów poproś o podpisy pod informacją, że zapoznali się oni z ich treścią. Dzięki temu, w razie ewentualnych skarg czy pretensji, masz dowód na to, że rodzic został o wszystkim poinformowany.

8. Podaj najważniejsze informacje związane z funkcjonowaniem placówki

Nazwiska nauczycieli uczących w danej klasie, godziny pracy świetlicy, składki, wyprawka, obiady, zajęcia dodatkowe, planowane wyjścia, wycieczki, imprezy szkolne, stosowane środki transportu – to tylko nieliczne z przykładów, o których powinnaś poinformować na zebraniu.

9. Przekaż dokumentację do uzupełnienia

Dokumentacja jest ustalana wewnątrzszkolnie, ale z pewnością musi się w niej znaleźć lista osób upoważnionych do odbioru dziecka ze szkoły (chociaż uważam, że powinno się dać ją już podczas rozpoczęcia roku szkolnego! I tak też robię), zgoda na uczestnictwo w różnych programach/projektach, zgoda na wykorzystanie wizerunku, no i oczywiście ankieta o dziecku. Co musi zawierać? Na pewno dane rodziców i ucznia, aktualne numery telefonów rodziców, informacje na temat specjalnych potrzeb dziecka, jego chorób (przewlekłej, lokomocyjnej), nietolerancjach pokarmowych i alergiach. Uczniowie często przynoszą do szkoły cukierki z okazji urodzin. Co by się stało, gdyby dziecko uczulone na czekoladę zjadło ich kilka? Musimy o tym pamiętać. Warto zostawić też wolne miejsce na uwagi od rodzica. No i nie zapominaj o RODO.

10. Zadbaj o podpisy na liście obecności

Dzięki temu masz dowód na to, kto był na zebraniu i kto brał udział w podejmowaniu ważnych decyzji.

11. Ustal formę kontaktów

Pierwsze zebranie to bardzo istotny moment na postawienie granic w kontaktach na linii rodzic – nauczyciel. Ilu nauczycieli, tyle pomysłów na ten dosyć newralgiczny punkt. Od Ciebie zależy, jaki sposób wybierzesz, czy będzie to kontakt poprzez dziennik elektroniczny lub e-mail (wtedy poinformuj z jaką częstotliwością odbierasz i odpowiadasz na wiadomości), czy podasz swój numer telefonu (jeśli tak, jakie godziny są dopuszczalne w kontaktach) czy też nie. Niezależnie od podjętej decyzji, musisz dotrzymać słowa i konsekwentnie go przestrzegać.

12. Poznaj oczekiwania rodziców

To działa w dwie strony 🙂 Przygotuj się zatem na pytania czy propozycje ze strony rodziców. Podejdź do tego z otwartością, ale i rozsądkiem. Być może niektóre z pomysłów będą niezupełnie trafione w danym momencie, ale nie oznacza to, że musisz je zdecydowanie potępić i publicznie skrytykować. To zniechęci rodziców do aktywności już na starcie. Pozapisuj wszystkie pomysły i obiecaj, że je rozpatrzysz (nie obiecuj, że wszystkie zrealizujesz – jeśli Ci się nie uda, staniesz się niesłowna/-y). Pamiętaj też, że rodzice to często kopalnie pomysłów i mogą podpowiedzieć naprawdę fantastyczne miejsca wycieczek czy krótkich wyjść.

13. Wybierz przedstawicieli Rady Rodziców

Chyba każdy słyszał słowa choć jednej z nauczycielek, która narzekała i przewracała oczami na myśl o wyborze tzw. „trójki klasowej”. Brak chętnych rodziców, głowy pochowane niemal pod stół, unikanie kontaktu wzrokowego lub też zdecydowane mówienie „nie”. Zdarza się? No pewnie. Czy jest to regułą? Absolutnie nie. Wszystko zależy od tego, jak podejdziesz do całej sprawy.

Ja zawsze uprzedzam rodziców, na czym polegać będzie moja współpraca z „trójką”, informuję, że nie będzie ona zdecydowanie wykraczać poza współpracę z pozostałymi rodzicami (i tak faktycznie jest), proponuję formy kontaktu i słucham ewentualnych pytań.

Podczas mojego pierwszego zebrania, po ogłoszeniu informacji o wyborze przedstawicieli RR, przez chwilę miałam sytuację podobną do opisanej wyżej, jednak kiedy dałam jasny komunikat o moich oczekiwaniach, rodzice się przełamali i od tego czasu przez trzy lata nie miałam żadnego problemu z wyborem chętnych (jedynym problemem było to, że zgłaszało się ich za dużo 🙂 ).

14. Bądź sobą

Nie zapomnij, aby podczas zebrania nie utracić wiarygodności. Nie staraj się wejść w rolę i przywdziać maski nieomylnego belfra. Takich nie ma! Pomyłki zdarzają się każdemu i jest to rzecz normalna, w końcu jesteśmy tylko ludźmi.

Entuzjazm i chęć do współpracy tu już połowa sukcesu. Mam nadzieję, że z powyższą listą ta druga połowa również nie sprawi Ci już trudności 🙂

Powodzenia!

Jeżeli spodobał Ci się ten wpis, będzie mi bardzo miło, jeśli podzielisz się nim z innymi.